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La transformación digital se ha vuelto un objetivo clave para las administraciones públicas en todo el mundo. En el caso del Ayuntamiento de Madrid, la adopción de tecnologías de última generación como RISE with SAP y la plataforma SAP Business Technology Platform (BTP), entre otras, promete impulsar una verdadera revolución en la forma de gestionar los procedimientos internos del mismo: Presupuestación, ejecución, control y seguimiento de los ingresos y gastos, así como la gestión de todo lo relacionado con los RRHH. Estas herramientas, ofrecidas por la multinacional de origen alemán, SAP, proporcionan la posibilidad de dar un paso adelante respecto a los modelos tradicionales de gestión, permitiendo digitalizar procesos, mejorar la eficiencia interna y ofrecer mejores servicios a la ciudadanía. En este artículo exploraremos qué beneficios puede aportar RISE with SAP (un paquete integral de soluciones en la nube) y el BTP (la plataforma tecnológica que lo acompaña) al Ayuntamiento de Madrid y, en concreto, a la Agencia Tributaria de Madrid (ATM). Además, compararemos estas nuevas propuestas con los modelos de servicio SAP empleados previamente en el consistorio madrileño, analizando diferencias en arquitectura tecnológica, flexibilidad, costes, mantenimiento, capacidad de innovación y alineación con los objetivos de transformación digital del Ayuntamiento. Veremos cómo estas tecnologías pueden transformar la gestión pública municipal, digitalizar trámites y maximizar la eficiencia en beneficio tanto de los funcionarios como de los ciudadanos.

En septiembre del 1996 se comienza el diseño del sistema de Gestión Integrada de Ingresos Municipales (GIIM) con el objetivo de sustituir al Sistema de Gestión Integrada de Tributos (SIGIT), del que no nos queda información ni memoria histórica suficiente en el IAM (Informática Ayuntamiento Madrid) para poder hablar de él.

GIIM fue diseñado con el objeto de «englobar la gestión integrada de los ingresos municipales del ayuntamiento de Madrid, excepto multas de tráfico, ofreciendo los procedimientos necesarios para que cada servicio municipal competente, realice la parte de tramitación que le corresponde».

Fue desarrollado completamente con medios propios del Ayuntamiento. GIIM es el típico sistema Mainframe, el más usado a finales del siglo XX, para entornos de carácter tributario. Con un número de usuarios cercano a los 2000, sus casi 14.000 programas se ejecutan en Ordenadores IBM OS/390 (actualmente provisionados y administrados en instalaciones externas a IAM y ATM), bajo sistema operativo OS/390, con Lenguaje de Programación Natural y Gestor de Base de Datos DB2.

Con el objeto de poder ofrecer a la ciudadanía servicios digitales basados en la plataforma GIIM y poder disponer de conectividad en tiempo real con otras aplicaciones del Ayuntamiento, el entorno tecnológico de GIIM fue mejorado con una plataforma Middleware, que facilita el desarrollo y el consumo y la publicación de los servicios web necesarios para poder cumplir con los objetivos indicados anteriormente.

Entre septiembre del 1996 a enero del 2004 (algo más de 7 años en total), se pusieron en marcha las funcionalidades necesarias para dar cobertura a los distintos ingresos de carácter tributario del Ayuntamiento, siguiendo el siguiente cronograma:

• Comienzo del diseño: septiembre de 1996.
• Módulo de recaudación: marzo de 1997.
• Aplicación IAE: julio de 1997.
• Aplicación IBI: abril de 1998.
• Aplicación Plusvalía: mayo de 1999.
• Aplicación IVTM: julio de 1999.
• Aplicación Tasas: octubre de 1999.
• Aplicación Ocupación: mayo de 2000.
• Aplicación Paso de Vehículos: julio de 2000.
• Aplicación de SAMUR: enero de 2002.
• Aplicación de Cánones: enero de 2004.

La irrupción en el mercado de las tecnologías basadas en arquitecturas Cliente/ Servidor y la proliferación de herramientas de desarrollo y lenguajes dirigidos a aplicaciones web, hicieron que, a principios del año 2005, el Ayuntamiento se planteara la necesidad de abordar un proyecto de migración de los tributos gestionados en GIIM a una herramienta que cumpliera con los estándares del mercado antes mencionados. La herramienta se denominó +TIL y su desarrollo comenzó en 2006, dando sus primeros resultados prácticos en el 2013, cuando se implanto el Impuesto de Vehículos de Tracción Mecánica (IVTM), la Ejecución Sustitutoria, así como los módulos horizontales y técnicos. Entre 2014 y 2017 se ponen en producción una serie de tasas, como la del Servicio de Estacionamiento Regulado (SER), la de Móviles, Bomberos, Telefonía Fija y Cajeros. A partir de este momento, el proyecto no registra nuevas funcionalidades y pasa a ser mantenido a la espera de la puesta en marcha de un sistema que se adecuara más a las necesidades de la ATM.

En la actualidad, las plataformas GIIM y +TIL siguen mejorándose, de forma muy selectiva y limitada, para poder aprovechar las ventajas ofrecidas por las aplicaciones de la Administración Digital del IAM, a la espera de su descontinuación definitiva, cosa que ocurrirá en el momento en el que el Sistema SAP TRM asuma la responsabilidad de todos los tributos, tasas y precios públicos gestionados por las mismas. Como ejemplo, cabe destacar el envío de notificaciones y comunicaciones a través de COMCD desde GIIM y +TIL, puestos en producción en el primer trimestre del 2025.

El momento para identificar un sistema más adecuado a las necesidades de la ATM llegó en el año 2019 en el que el Ayuntamiento publica el pliego para el «Contrato de servicios para la transformación de los sistemas de gestión interna: Económico-Financiera (ingresos y gastos) y de Recursos Humanos del Ayuntamiento de Madrid», dividido en 4 Lotes, en el que el Lote 3 «Servicios para la transformación de la gestión de los ingresos municipales y sanciones», se debía encargar de la migración de los ingresos provenientes de los tributos y tasas locales, incluyendo la migración de la gestión de multas de tráfico y de venta ambulante no autorizada. Es decir, todo lo gestionado por las aplicaciones GIIM y +TIL, antes mencionadas, en cuanto a los temas tributarios.

En el informe de Idoneidad previo a la licitación, se indicaba lo siguiente acerca del Lote 3 «Servicios para la transformación de la gestión de los ingresos municipales y sanciones» se menciona lo siguiente:

(…) El sistema tributario actual se compone de un conjunto de aplicaciones que resuelven de manera individual la parcela de funcionalidad para la que se han diseñado. El intento de unificar toda la gestión en un único sistema (+TIL), que ha ocupado los últimos años en el Ayuntamiento, no se ha desarrollado con la celeridad que hubiera sido deseable, y por tanto en la actualidad ya se encuentra tecnológicamente obsoleto y carece de ciertas funcionalidades derivadas de necesidades que han adquirido relevancia con la evolución de la Administración electrónica. Si a esto se une el hecho de que la necesaria comunicación con el sistema económico-financiero se mantiene en la actualidad a través de desarrollos y pasarelas de información específicos, cuando lo deseable sería una integración nativa en el propio sistema de gestión, la conclusión es que es necesario un nuevo enfoque de la gestión de ingresos como extensión de la plataforma económico-financiera, basado en el aprovechamiento de las funcionalidades que esta provee, máxime cuando existen referencias de otras Administraciones locales españolas que han adoptado este camino con resultados satisfactorios. Adicionalmente el sistema tributario municipal es clave en la gestión de múltiples servicios que el Ayuntamiento presta al ciudadano, siendo una pieza clave en la prestación de los mismos. Servicios deportivos, culturales o de gestión de la ciudad (licencias urbanísticas, de actividad, de gestión del suelo, etc) sustentan su gestión tributaria a través de un conjunto enorme de integraciones con el sistema tributario, siendo necesaria una visión integral desde la perspectiva económica de la gestión de los mismos. (…)

(…) Con el lote 3 se pretende integrar dentro de la propia solución económico-financiera del Ayuntamiento la gestión municipal de ingresos, haciendo uso de las funcionalidades previstas en la herramienta para esta finalidad. Bajo el contrato se llevarían a cabo tres prestaciones: una primera fase de homogeneización, consolidación y limpieza de la información tributaria relevante sobre las personas, que constituirían los datos tributarios maestros y orientada a unificar la información residente en todas las aplicaciones de gestión de ingresos y sanciones; la implantación propiamente dicha, tanto para ingresos como sanciones, mediante configuración y adaptación del módulo tributario de la plataforma, incluyendo tanto los procesos de gestión, recaudación e inspección como la migración de los datos existentes en los sistemas actuales; y, por último, el soporte y mantenimiento del sistema desde su implantación hasta la finalización del contrato.

La implantación de esta gestión de ingresos (…) se beneficiará de desarrollos y adaptaciones llevados a cabo sobre la misma herramienta en otras Administraciones Locales del ámbito nacional, que pueden ceder sus desarrollos para su uso en el Ayuntamiento de Madrid por medio de mecanismos de cooperación entre Administraciones Públicas. (…)

Después de un estudio en profundidad de las posibilidades para poder alcanzar los objetivos antes mencionados, incluyendo visitas a instalaciones en producción, se determinó que la plataforma para la gestión de Ingresos Tributarios de SAP, denominada SAP TRM (Taxes & Revenue Management), era la idónea para poder llevar adelante la migración de los sistemas GIIM y +TIL.

Previo al comienzo de los trabajos necesarios para incorporar la gestión de tributos y tasas, se decidió abordar, durante el primer año del proyecto, una fase de limpieza y adecuación de los datos maestros de contribuyentes provenientes de las aplicaciones «legacy». En resumen, dichos datos se contrastaron y validaron con las principales bases de datos nacionales, de manera que los datos de identidad (cotejados contra la base de datos de la Policía) y los de domicilio fiscal (cotejados contra la base de datos de la AEAT), entre otros, se incorporaron a los datos del contribuyente. Adicionalmente se realizó una tarea de normalización de las direcciones, cruzando dicha información contra la Base de Datos Ciudad del IAM (el callejero del Ayuntamiento).

Estas tareas previas a la puesta en marcha de los tributos y tasas dieron lugar a la creación de los denominados «Golden Records» que han permitido, entre otras cosas, un alto grado de eficiencia tributaria que ha sido del 98,02% en el caso del IBI del 2024. Es importante indicar que la calidad del dato no solo ha sido un esfuerzo puntual al principio del proyecto, si no que sigue estando activo, de manera que los datos de contribuyente que se dan de alta por primera vez en el sistema siguen el procedimiento de calidad continua.

En cuanto al plan de implantación de tributos y tasas del Ayuntamiento, a diferencia de las anteriores ocasiones (GIIM y +TIL), se decidió empezar por los tributos más importantes y complejos en las dos modalidades de gestión: para los tributos de Censo, y de Autoliquidación.

Las fechas de hitos alcanzados hasta ahora por el proyecto SAP TRM son las siguientes:

• Impuesto de Bienes inmuebles (IBI) y la Tasa de Residuos Urbanos de Actividades (TRUA), segundo trimestre 2022.
• Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU), comúnmente conocido como impuesto de Plusvalía, cuarto trimestre 2022.
• Tasa de terrazas, segundo trimestre 2023.
• Nueva Tasa de Gestión de Residuos (TGR).

Cabe indicar que, en estos momentos, en SAP TRM se gestionan, calculado en base a los importes recaudados, dos tercios de los ingresos de carácter tributario del Ayuntamiento.

Los siguientes pasos se darán en el ámbito del nuevo contrato para el Proyecto de Transformación Interna de la Gestión Interna del Ayuntamiento, estando previsto implantar a continuación el Impuesto de Vehículos de Tracción Mecánica (IVTM) y el Impuesto de Actividades Empresariales (IAE).

El Ayuntamiento de Madrid no es ajeno al uso de sistemas SAP para gestionar sus funciones administrativas. De hecho, lleva más de dos décadas aprovechando estas herramientas. Ya en 2004, el consistorio madrileño desplegó sus primeras soluciones SAP para la gestión económico-financiera y de recursos humanos, sentando las bases de una administración más integrada y eficiente. Durante muchos años, la plataforma SAP utilizada fue la tradicional (SAP ERP, conocido como ECC) instalada en sus propios servidores locales (modelo on-premise). Esta solución permitió unificar contabilidad, presupuestos, nóminas y otros procesos internos, pero también implicaba desafíos: requería una infraestructura tecnológica propia, mantenimientos periódicos complejos y actualizaciones manuales costosas en tiempo y recursos.

Con el paso del tiempo, y especialmente ante el auge de la computación en la nube, el Ayuntamiento buscó modernizar su entorno SAP. En 2020 se dio un salto importante migrando la plataforma SAP municipal hacia un entorno de cloud privado. En concreto, el Ayuntamiento lanzó el pliego de contratación denominado «Contrato de servicios para la transformación de los sistemas de gestión interna: Económico-Financiera (ingresos y gastos) y de Recursos Humanos del Ayuntamiento de Madrid», dividido en 4 Lotes, en los que el primer Lote, el asociado a la infraestructura necesaria para garantizar el correcto funcionamiento de las distintas instancias del producto, se encargó de migrar, actualizar y gestionar dichas plataformas bajo un modelo seguro de computación en la nube, utilizando SAP HANA Enterprise Cloud (HEC).

Este proyecto, con una duración de cinco años, supuso que los sistemas económico-financieros, de ingresos (tributos y sanciones de tráfico y venta ambulante) y de recursos humanos del consistorio, pasaran a ejecutarse sobre servidores en la nube en lugar de centros de datos locales. El objetivo principal de esta migración era mejorar la velocidad de respuesta del sistema y habilitar nuevas capacidades: gracias a la nube y a la base de datos SAP HANA en memoria, se redujeron los tiempos de procesamiento de información en las labores municipales.

El proceso de modernización tecnológica continuó en años posteriores. En 2023, el Ayuntamiento completó la migración de su plataforma SAP a la última generación, S/4HANA. SAP S/4HANA es la suite ERP de nueva generación que sustituye al antiguo SAP ECC, ofreciendo una experiencia de usuario renovada (por ejemplo, con interfaces web amigables SAP Fiori en lugar de la clásica pantalla SAP GUI) y procesos optimizados sobre la base de datos HANA en memoria. La migración a S/4HANA garantiza que el consistorio cuente con las funcionalidades más recientes y mejores prácticas de SAP, preparando el terreno para los próximos años.

Con S/4HANA ya implantado, el Ayuntamiento de Madrid dispone de una base sólida para dar el siguiente paso en su transformación digital: la adopción del modelo RISE with SAP junto con el uso intensivo de la Business Technology Platform (BTP). A continuación, explicaremos en qué consisten estas soluciones y qué valor añadido aportarían sobre las iniciativas ya emprendidas.

RISE with SAP es el nombre de una oferta integral de SAP lanzada en 2021, concebida como «Business Transformation as a Service». En términos sencillos, RISE with SAP es un paquete de suscripción único que reúne todos los elementos necesarios para que una organización migre su sistema de gestión SAP a la nube y modernice sus procesos de negocio. A diferencia del modelo tradicional (donde el cliente compraba licencias de software, invertía en servidores o en un hosting, contrataba soporte por separado, etc.), con RISE with SAP la idea es simplificar todo en un solo servicio bajo la responsabilidad de SAP y del partner que gestiona el contrato con el Ayuntamiento. De hecho, «RISE with SAP reúne el ERP SAP S/4HANA Cloud (edición privada), la infraestructura de nube, los servicios administrados y más en un solo contrato». Esto significa que el cliente (en este caso, el Ayuntamiento) ya no tendría que preocuparse por negociar por separado la base de datos, el hardware, el soporte técnico o las actualizaciones: SAP (junto con el partner que gestiona el contrato con el Ayuntamiento y sus socios en la nube) se encargan de proporcionar una solución completa, con acuerdos de nivel de servicio únicos y garantías de funcionamiento. En palabras coloquiales, RISE es como un «todo incluido» de SAP en la nube, donde el Ayuntamiento paga una suscripción y a cambio obtiene su ERP S/4HANA funcionando en la nube, siempre actualizado, seguro, con soporte continuo y con un conjunto de herramientas para transformar sus procesos.

Cabe destacar que RISE with SAP no es solo «ERP en la nube», sino una propuesta más amplia que incluye varios componentes pensados para impulsar los organismos inteligentes. Entre estos componentes, uno de los más importantes es SAP Business Technology Platform (BTP). De hecho, SAP describe a BTP como «la base del modelo de organismo inteligente» dentro de la oferta RISE. SAP BTP es una plataforma como servicio (PaaS) empresarial que ofrece un abanico completo de herramientas y servicios para desarrollar, ampliar e integrar aplicaciones en la nube… posicionándose como un pilar fundamental para la transformación digital de los negocios basados en las funcionalidades gestionadas por SAP. Es decir, BTP permite al Ayuntamiento crear aplicaciones a medida (por ejemplo, un portal ciudadano personalizado, una app móvil para empleados, etc.), conectar SAP con otros sistemas externos (por ejemplo, enlazar los datos financieros municipales con plataformas estatales o con soluciones de smart city), y aprovechar servicios avanzados de SAP en la nube (analítica de datos, machine learning, Internet de las Cosas, blockchain, chatbots, etcétera) sin tener que construir toda la infraestructura desde cero.

Resumiendo, RISE with SAP proporciona la infraestructura y el software de gestión (SAP S/4HANA) como un servicio único, mientras que SAP BTP ofrece el ecosistema tecnológico para potenciar la innovación y la integración alrededor de ese núcleo. Juntos, representan un cambio significativo frente a los modelos anteriores utilizados en el Ayuntamiento de Madrid:

• Antes (modelo tradicional on-premise o cloud privado «a la carta»): El Ayuntamiento debía encargarse de muchas capas por separado: adquirir servidores o contratar un hosting, instalar y actualizar el software SAP, gestionar bases de datos, asegurar la continuidad del negocio, etc. Las mejoras debían implementarse mediante proyectos individuales (por ejemplo, añadir una nueva aplicación requería infraestructura adicional y desarrollo personalizado). La flexibilidad estaba limitada por la capacidad del hardware disponible y las inversiones previas. Asimismo, los contratos de soporte podían involucrar a múltiples proveedores (SAP para el software, otro para la infraestructura, consultoras para desarrollos…).
• Ahora (modelo RISE con SAP + BTP): El Ayuntamiento accede a SAP S/4HANA en la nube bajo suscripción, con la infraestructura gestionada por SAP y el partner responsable del nuevo contrato «Contrato mixto de suministro y servicios para la transformación de la gestión interna de los gastos, ingresos y recursos humanos del Ayuntamiento de Madrid y sus Organismos Autónomos» (y su partner cloud, también llamado Hyperscaler), recibiendo automáticamente las actualizaciones y mejoras. Solo existe un contrato y un responsable principal, lo que simplifica la gobernanza de TI (SAP y el partner responsable, actúan como interlocutores únicos para la operación y soporte del sistema). Además, gracias a BTP, el consistorio puede desarrollar extensiones o integraciones sin alterar el núcleo de S/4HANA, usando herramientas de bajo código (Low Code), APIs estandarizadas y servicios listos para usar. Esto brinda mucha más agilidad para innovar. Un claro ejemplo es el caso de la presentación, por parte de la ciudadanía y de las empresas, de las «Garantías, Avales, Seguros de caución» necesarias para poder relacionarse con el Ayuntamiento, donde se ha preparado un Portal de presentación electrónica, con integración con el Registro de Apoderados de la CAM, y la gestión de las garantías en SAP ECOFIN en todas sus fases, desde la presentación, verificación de datos, gestión por Tesorería y Contabilidad. Incluye también la solicitud y devolución posterior de la garantía. También se permite la gestión por SAP ECOFIN de las garantías no presentadas en modalidad electrónica. La funcionalidad completa contempla la integración con Archivo Electrónico del Ayuntamiento, con Sello de órgano (AAA) y notificaciones a los implicados mediante COMCD.

A continuación, profundizaremos en los beneficios concretos que RISE with SAP y BTP podrían aportar a la gestión pública municipal, ilustrando cómo estas diferencias tecnológicas se traducen en las posibles mejoras tangibles en la operación diaria del Ayuntamiento y en los servicios a la ciudadanía.

Implementar RISE with SAP en el Ayuntamiento de Madrid va más allá de un simple cambio técnico: supone la posibilidad de habilitar una nueva forma de gestionar lo público de manera más inteligente, eficiente y orientada al ciudadano. Veamos algunos de los beneficios clave.

Digitalización integral de procesos y administración “sin papeles”

Uno de los objetivos centrales de la transformación digital es eliminar trámites en papel y digitalizar expedientes. Con las soluciones previas, Madrid ya avanzó hacia el papel cero, pero con RISE with SAP esta visión se consolida. Al tener todos los procesos integrados en S/4HANA Cloud y accesibles vía aplicaciones web, se puede lograr que prácticamente cualquier trámite administrativo se realice de forma electrónica de principio a fin.

Así, por ejemplo, encuadradas en la Estrategia de Transformación de la Gestión de Recursos Humanos en el Ayuntamiento de Madrid y sus Organismos Autónomos (2020-2023) y en los «Acuerdos de la Villa», se impulsó la desconcentración de competencias en la provisión de puestos de personal funcionario y la digitalización completa proceso en SAP RRHH.

El procedimiento administrativo digital completo ha permitido una atribución racional de la competencia en las Secretarías Generales Técnicas de las Áreas de Gobierno del Ayuntamiento de Madrid y la participación de cada uno de los intervinientes en el procedimiento.

Las solicitudes de los candidatos son realizadas en la intranet municipal Ayre y gestionadas por los gestores en SAP RRHH de inicio a fin. Desde la evaluación de candidatos y publicación de las listas de candidatos, presentación de informes de la D.G. de Costes y Gestión de Personal, hasta la resolución y publicación en el BOAM. La digitalización del procedimiento incluye la integración con otras herramientas de Administración Digital como el sistema de gestión documental del Ayuntamiento o la herramienta de firma (portafirmas), así como el envío automático al libro de actas y Resoluciones del Ayuntamiento de Madrid.

Los empleados del Ayuntamiento pueden adjuntar documentación digital, firmar electrónicamente y consultar el estado de su expediente en línea. Internamente, los funcionarios tienen herramientas para revisar, aprobar o rechazar pasos con unos pocos clics, dejando trazabilidad automáticamente. Esto reduce drásticamente los tiempos de tramitación (menos esperas entre pasos) y minimiza errores al no tener que reintroducir datos manualmente en distintos sistemas.

Los números respaldan esta mejora: en proyectos de administración electrónica similares, se han observado reducciones de hasta un 30% en el tiempo necesario para tramitar expedientes y en el uso de papel, gracias a la digitalización eficiente. En la práctica, esto significa ciudadanos y empleados atendidos con mayor rapidez y expedientes que ya no se pierden ni se retrasan por trámites burocráticos tradicionales. Además, la plataforma en la nube asegura que los servicios estén disponibles prácticamente 24 horas al día, 7 días a la semana. Un ciudadano o un empleado podría iniciar un trámite un sábado por la tarde desde su casa, y el sistema lo recibiría de inmediato, algo impensable en la era exclusivamente analógica.

Mejora de la eficiencia y productividad interna

RISE with SAP aporta al Ayuntamiento de Madrid la posibilidad de replantear y optimizar sus procesos internos aprovechando herramientas inteligentes. Como parte de esta oferta, SAP podría proporcionar soluciones de Business Process Intelligence (por ejemplo, Signavio) que analizan cómo funcionan los procesos actuales, detectan cuellos de botella y proponen mejoras basadas en mejores prácticas. Esto significa que el propio sistema puede sugerir al Ayuntamiento formas de automatizar ciertas tareas o simplificar pasos administrativos.

Asimismo, al usar SAP S/4HANA Cloud, el Ayuntamiento dispone de funcionalidades de automatización e inteligencia artificial embebidas en el ERP. Por ejemplo, actividades rutinarias de contabilidad (conciliaciones bancarias, asignación de partidas presupuestarias) pueden automatizarse en gran medida mediante reglas y algoritmos de machine learning. También es factible introducir RPA (Robotic Process Automation) para automatizar tareas repetitivas entre sistemas: el BTP ofrece servicios para crear bots que realicen, por ejemplo, la descarga y registro de documentos de otras plataformas, sin intervención humana.

El resultado de todo esto es un aumento de la productividad de los empleados públicos. Las horas antes dedicadas a introducir datos manualmente o buscar información dispersa se reducen, permitiendo que los funcionarios se enfoquen en tareas de mayor valor (atención directa al ciudadano, análisis, toma de decisiones). Un directivo del área de Hacienda del Ayuntamiento podría, gracias al nuevo sistema, obtener con un par de clics un informe actualizado al momento del estado de recaudación de impuestos o de la ejecución presupuestaria, en lugar de tener que consolidar datos de múltiples fuentes durante días. Esa información en tiempo real mejora la capacidad de reacción y decisión. De hecho, uno de los objetivos declarados del proyecto cloud de Madrid es «mejorar la toma de decisiones gracias a la analítica en tiempo real de los indicadores de gestión». Con RISE with SAP esto se logra plenamente al estar todo integrado en HANA (base de datos en memoria) y contar con herramientas analíticas como SAP Analytics Cloud para cuadros de mando instantáneos.

Otro factor de eficiencia es la movilidad y acceso remoto. Antes, muchas aplicaciones SAP solo podían usarse desde la red interna del Ayuntamiento y con un PC tradicional. Ahora, con las aplicaciones web responsivas y apps móviles, un gestor va a poder aprobar una solicitud o consultar un expediente desde una tablet o incluso desde su teléfono corporativo, esté donde esté. Esto no solo fue vital durante los confinamientos de la pandemia, sino que establece un nuevo estándar de flexibilidad laboral en la administración: reuniones virtuales con datos compartidos en pantalla, equipos que colaboran a distancia sobre el mismo sistema, etc. RISE with SAP al ser un servicio cloud soporta esta modalidad por diseño, sin que la experiencia difiera de estar presencialmente en la oficina.

Servicios al ciudadano más ágiles y centrados en sus necesidades

El impacto más visible (y quizá más importante) de esta transformación se refleja en los servicios que recibe la ciudadanía. Un Ayuntamiento eficiente internamente es la base para una atención al público más ágil, transparente y personalizada. Gracias a RISE with SAP y BTP, Madrid podrá ampliar y mejorar su catálogo de servicios digitales:

• Trámites 100% en línea y multicanal: Ya mencionamos la digitalización integral de expedientes. Ahora bien, SAP BTP permite incluso crear nuevos canales de interacción. Por ejemplo, se podría desarrollar un agente chatbot inteligente (usando SAP Conversational AI, parte de BTP) integrado en la web municipal que atienda consultas frecuentes las 24h: «¿Cómo puedo solicitar una bonificación/reducción del Impuesto de Bienes Inmuebles?, «¿Qué documentos necesito realizar una autoliquidación de Plusvalía?» y guíe al ciudadano, conectando con el backend de SAP si es necesario para agendar una cita o generar un formulario. Otro canal es ya la aplicación móvil ciudadana (Portal Tributario) donde cada persona, tras autenticarse, pueda ver sus impuestos municipales, pagar recibos, solicitar bonificaciones/ reducciones, o el Portal de Gestión de Multas, todo ello integrado con los procesos SAP correspondientes (finanzas, gestión de tributos, gestión de multas, etc.) mediante las APIs que expone el BTP.

• Reducción de tiempos de respuesta: con los procesos más automatizados y datos centralizados, el Ayuntamiento podrá responder más rápido a solicitudes ciudadanas. De hecho, la aspiración es que muchos trámites simples se resuelvan en tiempo real o en pocos minutos (por ejemplo, un certificado de pago de una deuda tributaria se genera al instante, el pago de la autoliquidación del impuesto de plusvalía se puede realizar inmediatamente después de haber elaborado dicha autoliquidación, etcétera). La analítica en tiempo real sobre los indicadores de gestión también podrá ayudar a detectar retrasos o cuellos de botella y tomar medidas proactivas para evitarlos, asegurando que el nivel de servicio al ciudadano mejora continuamente.
• Mayor transparencia y confianza: Un sistema integrado como S/4HANA permite llevar un registro completo y trazable de cada interacción. Esto facilita que el Ayuntamiento pueda ofrecer portales de transparencia y datos abiertos alimentados directamente desde la fuente de datos única, como, por ejemplo, la ejecución del presupuesto. La confianza de la ciudadanía en su administración crece cuando percibe eficiencia y acceso a la información. Con RISE with SAP, además, se fortalecen los aspectos de seguridad y cumplimiento normativo, incluyendo la protección de datos personales. La plataforma cloud incorpora estándares de seguridad robustos (cifrado, controles de acceso restrictivos, monitorización continua) y cumple con regulaciones globales y locales en materia de privacidad, algo crítico para la administración pública. La ciudadanía puede confiar en que sus datos están seguros y en que la administración cumple la normativa (por ejemplo RGPD).

En definitiva, el ciudadano podrá experimentar un Ayuntamiento más cercano, proactivo y eficiente, ya que los procesos de gestión interna y de cara al ciudadano se van a unificar y simplificar… como resultado de la digitalización, se va a incrementar el tiempo disponible para efectuar trámites, ya que ahora podrán realizarse a cualquier hora y día gracias a las capacidades de la plataforma en la nube. En definitiva, una administración que ya no está limitada por horarios de oficina o expedientes en papel, sino que ofrece servicios digitales siempre disponibles y adaptados al ritmo de vida actual.

Reducción de costes y modelo sostenible de TI

Para un organismo público, la eficiencia no solo se mide en tiempos sino también en el uso responsable del dinero público. Implementar RISE with SAP conlleva cambios en la estructura de costes de TI del Ayuntamiento que, bien gestionados, pueden suponer ahorros significativos y un gasto más predecible a largo plazo.

En el modelo antiguo, cada cierto tiempo el Ayuntamiento debía afrontar grandes inversiones: renovar servidores obsoletos, ampliar capacidad de almacenamiento, comprar licencias adicionales al crecer el número de usuarios o módulos, etc. Estos picos de gasto eran a veces difíciles de encajar en los presupuestos anuales. Con RISE with SAP, se adopta un modelo de pago por suscripción que unifica muchos de esos conceptos. Según expertos, consolidar varios servicios en una sola suscripción permite reducir los costes iniciales y gestionar mejor los gastos, pagando solo por lo que se necesita y escalando según demanda, lo que puede conllevar ahorros sustanciales a largo plazo.

Adicionalmente, al incluirse en el contrato RISE el mantenimiento y soporte, el costo total de propiedad (TCO) tiende a ser menor o al menos más claro y estable. SAP se compromete a unos niveles de servicio (por ejemplo, disponibilidad del sistema del 99%, tiempos de respuesta, etc.), y cualquier inversión para lograr eso en la nube corre de su parte (o de la del proveedor de la nube). Para el Ayuntamiento esto significa menos gastos imprevistos por caídas de sistema o por necesidades de parches urgentes – todo está cubierto bajo la cuota. Como indicó SAP, la base en la nube permite «un coste total de propiedad reducido comparado con los landscapes existentes», con operaciones optimizadas en data centers de SAP o hyperscalers, teniendo SAP como punto único de contacto.

No solo se trata de ahorro monetario, sino de gasto eficiente y dirigido a la innovación. Al liberar recursos antes dedicados a mantener infraestructura, el Ayuntamiento puede reinvertir en mejoras para los ciudadanos. Es coherente con el enfoque de «hacer más con menos»: tecnología moderna que reduce costes operativos (menos consumo energético de servidores locales, menos espacio físico para CPDs, menos personal técnico dedicado a tareas repetitivas de administración de sistemas) y a la vez mejora de resultados. Un beneficio adicional es la sostenibilidad: al migrar a la nube, se suele optimizar el uso de energía y reducir la huella de carbono de TI, ya que los grandes data centers suelen ser más eficientes energéticamente que pequeños CPDs locales y permiten consolidar cargas de trabajo.

Mayor capacidad de adaptación y evolución futura

La tecnología y las necesidades ciudadanas evolucionan constantemente. Un problema de los sistemas tradicionales era su rigidez: una vez implantado un ERP, podía costar mucho esfuerzo adaptarlo a nuevas leyes, nuevos procesos o tecnologías emergentes. Aquí es donde RISE with SAP muestra un beneficio estratégico: prepara al Ayuntamiento para el futuro, con una plataforma flexible que puede crecer y cambiar con relativa facilidad.

Algunos ejemplos de esta adaptabilidad:

• Actualizaciones continuas sin interrupciones mayores: SAP S/4HANA Cloud (especialmente en ediciones públicas) recibe actualizaciones trimestrales con nuevas características. Incluso en la edición privada bajo RISE, SAP provee actualizaciones periódicas gestionadas. Esto significa que, dentro de 2, 5 o 10 años, el ERP del Ayuntamiento seguirá estando actualizado a la última versión, incorporando mejoras de usabilidad, nuevas funciones legales (por ejemplo, cambios en normativa contable pública) o integraciones con tecnologías emergentes, sin necesidad de emprender otro proyecto masivo de migración como el que supuso pasar de ECC a S/4. La evolución es gradual y constante, lo que reduce riesgos de obsolescencia.
• Elección de proveedores y prevención del lock-in: Aunque RISE with SAP implica confiar en SAP como proveedor principal, ofrece opciones para evitar dependencias rígidas de un solo entorno tecnológico. Por ejemplo, el Ayuntamiento podría elegir desplegar RISE en la infraestructura de Azure, AWS, Google u otras, y cambiar de uno a otro si en el futuro conviene, ya que SAP soporta varios hyperscalers. También la arquitectura abierta con APIs permite que, si alguna parte del sistema no satisface las necesidades, se integre una solución de terceros o desarrollada a medida sin romper la globalidad. Esta interoperabilidad y modularidad garantizan que el Ayuntamiento no quede atrapado sin remedio en un único camino tecnológico, sino que pueda ajustar su estrategia de TI según evolucionen las circunstancias (por ejemplo, adoptando nubes híbridas, o incorporando soluciones específicas para Agentic Cities de otros proveedores conectadas vía BTP).
• Cumplimiento de objetivos de transformación digital y agendas futuras: Las administraciones públicas suelen alinearse con estrategias nacionales o europeas (Agenda Digital, fondos Next Generation, etc.). Al tener RISE with SAP, el Ayuntamiento de Madrid está mejor posicionado para cumplir con esas agendas. Por ejemplo, si se exige mayor transparencia y datos abiertos, ya se ha mencionado que la plataforma lo facilita. Si se promueve la inteligencia artificial en servicios públicos, SAP BTP ya provee IA lista para usar (como servicios de reconocimiento de imágenes, análisis de texto, predicción, etc.) que se pueden incorporar a proyectos municipales sin comenzar desde cero. Si se requiere interoperabilidad con la Administración General del Estado o la Comunidad de Madrid (por ejemplo, intercambio de datos de padrón, hacienda, etc.), las APIs estandarizadas en BTP pueden exponer servicios del Ayuntamiento para su consumo externo de manera controlada, o invocar servicios de otras entidades. Todo esto hace que la tecnología deje de ser una barrera y se convierta en un habilitador de políticas públicas innovadoras.
• Preparado para la «Administración inteligente»: SAP habla del concepto de Intelligent Enterprise, que llevado al sector público podríamos llamar «Administración inteligente». Esto implica usar los datos de forma proactiva para mejorar resultados. Con la solución implantada, Madrid podría aprovechar mejor sus datos integrados: realizar análisis predictivos, aplicar inteligencia geográfica combinando datos de SAP con mapas GIS, o incluso evaluar con simulaciones el impacto de decisiones de política pública. Tener todos los datos en una plataforma unificada y con herramientas analíticas facilita este nivel de análisis avanzado que antes requería mucho esfuerzo manual con datos dispersos.

Hemos mencionado a lo largo del texto a SAP Business Technology Platform (BTP) como pieza clave del nuevo entorno. Vale la pena profundizar un poco más en qué puede hacer BTP por un Ayuntamiento como el de Madrid, aterrizando sus capacidades en ejemplos concretos:

• Integración de sistemas dispares: Un ayuntamiento grande tiene multitud de aplicaciones además del ERP financiero: sistemas de gestión de bibliotecas, plataformas de participación ciudadana, bases de datos de denuncias de tráfico, sistemas de gestión de infraestructuras urbanas, etc. Uno de los objetivos de la transformación digital es unificar la visión y evitar silos de información. SAP BTP incluye un Integration Suite muy potente que facilita conectar SAP con sistemas de terceros mediante conectores predefinidos, API Management y herramientas de integración sin código. Por ejemplo, supongamos que Madrid tiene un sistema específico para gestionar la recogida de basuras de la ciudad, pero quiere relacionar esos datos con los costes en SAP. Con BTP se puede integrar ambas plataformas de forma que los volúmenes recogidos y rutas (del sistema de basuras) se crucen automáticamente con las órdenes de pagos (en SAP), dando una visión de coste por tonelada recogida, rendimiento por camión, etcétera, todo ello sin que los usuarios tengan que entrar datos a mano en dos sitios. La integración permite automatizar la carga de datos entre aplicaciones, manteniendo la consistencia y reduciendo errores.
• Extensiones y desarrollos a medida: No importa lo completo que sea un ERP, siempre habrá necesidades particulares que requieren aplicaciones a medida. Antes, extender SAP significaba a veces modificar el código base (ABAP) o crear aplicaciones externas aisladas. Con BTP, el Ayuntamiento puede desarrollar sus propias extensiones sin tocar el núcleo de S/4HANA, usando servicios en la nube. Un caso ilustrativo: imaginemos que el Ayuntamiento quiere una aplicación para gestionar voluntarios en eventos municipales, lo cual no es una funcionalidad estándar de SAP. Podría crear esa app en BTP, aprovechando servicios de base de datos, autenticación (usando los usuarios ya existentes), etc., y conectarla vía APIs para leer datos maestros de SAP (por ejemplo, centros de costo, ubicaciones) o incluso para grabar en SAP alguna información relevante (gastos asociados a voluntarios quizás). BTP ofrece herramientas de desarrollo low-code que permiten crear interfaces web o móviles rápidamente, incluso involucrando a usuarios de negocio en la construcción (a través de herramientas tipo SAP Build). Esto empodera a los equipos de tecnología municipales para innovar sin depender al 100% de desarrollo tradicional o de externos. En suma, BTP actúa como un “laboratorio digital” donde las ideas pueden prototiparse y concretarse rápidamente, siempre integradas al paisaje SAP existente.
• Análisis de datos avanzado: SAP BTP incluye soluciones analíticas y de datos, como SAP Analytics Cloud (SAC) para la visualización y reporting avanzado. Así, por ejemplo, en el “HUB de Intervención”, que previsiblemente estará disponible a final de este año, la primera pantalla con la que se encontrará el usuario es la pantalla con un resumen gráfico de las tareas de intervención que son de su responsabilidad. Todo en una misma pantalla interactiva. Estas correlaciones de datos facilitan políticas basadas en evidencia. Además, con las capacidades de machine learning, se podría prever el comportamiento de ciertos indicadores y hacer simulaciones. En definitiva, BTP habilita una gestión más inteligente y proactiva del Ayuntamiento a partir de los datos.

• Innovación abierta y colaboración: La plataforma BTP no es cerrada; al contrario, permite incorporar componentes de terceros e integrarse con ecosistemas externos. Madrid podría beneficiarse de aplicaciones ya desarrolladas por partners en el entorno SAP (el propio HUB de Intervención será un ejemplo de ello). Igualmente, al abrir ciertas APIs, podría fomentar que startups locales creen aplicaciones cívicas usando datos municipales (con el debido control). Todo esto sin comprometer la seguridad, pues BTP gestiona la autenticación y permisos de forma centralizada.

En suma, SAP BTP sirve de plataforma de innovación constante. Donde S/4HANA cubre los procesos centrales (finanzas, RR.HH., compras, ingresos), BTP abre el abanico para mejorar y complementar esos procesos, conectarlos con el mundo exterior y adoptar rápidamente nuevas tecnologías. Esto es crucial para que el Ayuntamiento no solo modernice lo existente, sino que también pueda evolucionar y liderar iniciativas pioneras en la administración pública.

La adopción de RISE with SAP y la Business Technology Platform (BTP) por parte del Ayuntamiento de Madrid representa una apuesta decidida por llevar la gestión pública al siguiente nivel. A lo largo de este artículo hemos explorado cómo este nuevo modelo puede transformar profundamente la operativa municipal: desde la modernización de la arquitectura tecnológica (migrando de servidores locales a una nube escalable y segura) hasta la reinvención de procesos de negocio apoyados en analítica en tiempo real, automatización e inteligencia artificial. Los beneficios son evidentes en múltiples frentes:

• Los empleados públicos podrán disponer de herramientas más ágiles, accesibles y automatizadas, que le permitirán ser más productivos y concentrarse en tareas de mayor valor añadido, reduciendo burocracia interna.
• La ciudadanía podrá recibir servicios más rápidos, con posibilidad de realizarlos en cualquier momento y lugar, a través de canales digitales fáciles de usar. La interacción con el Ayuntamiento se vuelve más transparente, cercana y proactiva, incrementando la satisfacción y confianza en lo público.
• La institución en su conjunto ganará en flexibilidad y capacidad de adaptación. Con RISE with SAP, el Ayuntamiento podrá operar sobre una plataforma siempre actualizada, con costos controlados y soporte garantizado, lo que minimizará riesgos tecnológicos. Además, con SAP BTP se habilitará un ecosistema de innovación continua que facilitará cumplir con los objetivos presentes y futuros de la ciudad (ya sea avanzar hacia una agentic city, mejorar la sostenibilidad, o cumplir con nuevas normativas de administración electrónica).
• En términos de estrategia TI y costes, se pasará de un modelo pesado en inversiones puntuales a otro basado en suscripción y pago por uso, más alineado con la gestión eficiente de recursos públicos y con una gobernanza más sencilla (un único contrato y proveedor para la solución integral). Esto no solo puede generar ahorros, sino que aporta previsibilidad presupuestaria y libera fondos para otras iniciativas de mejora ciudadana.

Cabe subrayar que el Ayuntamiento de Madrid ya ha dado pasos importantes en esta dirección en los últimos años: la migración a la nube en 2020 y la actualización a S/4HANA en 2023 demuestran un compromiso con la modernización tecnológica. RISE with SAP con BTP es la culminación lógica de ese camino, unificando y potenciando todo lo logrado. Es, en cierto modo, garantizar que la inversión realizada en transformación digital despliega todo su potencial. No se trata únicamente de “estar en la nube”, sino de repensar cómo la tecnología habilita mejores políticas públicas y un servicio público de excelencia.

Por supuesto, cualquier proceso de transformación profunda conlleva retos: gestión del cambio en la organización, capacitación de los empleados en las nuevas herramientas, adecuación de procedimientos, etc. Pero precisamente una ventaja de RISE with SAP es que SAP y sus partners aportan metodologías, mejores prácticas y soporte especializados para acompañar esa transición. En el caso de Madrid, contar con socios experimentados y con la experiencia ya adquirida facilita mucho la adopción progresiva de estas novedades sin interrupciones al servicio público.

En conclusión, la plataforma RISE with SAP y SAP BTP ofrecen al Ayuntamiento de Madrid una oportunidad extraordinaria para acelerar su transformación digital, convirtiendo la visión de un gobierno local eficiente, innovador y centrado en la ciudadanía en una realidad tangible. Las diferencias respecto a los antiguos modelos son claras en arquitectura, flexibilidad, coste, mantenimiento e innovación, como hemos comparado, y todas ellas apuntan hacia una administración más inteligente y preparada para el futuro. Madrid, como gran ciudad y capital, tiene la posibilidad de situarse a la vanguardia de la modernización administrativa, sirviendo de referencia para otros consistorios. Y la tecnología de SAP, adecuadamente implementada a través de RISE y BTP, puede ser uno de los pilares fundamentales que sostengan esa transformación, aportando eficacia interna y valor público en cada proceso y en cada servicio prestado a la comunidad.

En definitiva, hablamos de un cambio de paradigma: de gestionar expedientes en papeles y sistemas aislados, a gestionar información y procesos de forma integrada e inteligente; de pensar en términos de departamentos estancos, a tener una visión 360º del Ayuntamiento donde datos, personas y funciones están interconectados; de reaccionar lentamente, a anticiparse y adaptarse con agilidad. RISE with SAP y SAP BTP proporcionan las herramientas para ello. El verdadero desafío –y compromiso– será usarlas estratégicamente para lograr ese Ayuntamiento de Madrid más eficiente, transparente y orientado al bien común que todos deseamos.